DigiMeet, next gen tablet platform voor digitaal vergaderen

Ik mijn kennissenkring heb ik nogal wat mensen die werkzaam zijn in gemeenteraden. Een terugkerend onderwerp was het invoeren van de iPad om zo de verspreiding (verspilling) van "hard-copy" documenten terug te dringen. Goed idee dacht ik, de gemeente gaat met zijn tijd mee. Tot dat ik hoorde; we doen het met Dropbox. Direct gingen mijn nekharen overeind. Dropbox? Een mooie tool hoor, maar alle documenten worden in de USA opgeslagen en vallen dus automatisch onder de wet en regelgeving van de USA. Geheime stukken? Toegangscontrole? Als je dat gebruikt heb je als gemeente dus geen invloed meer op wat er met de stukken gebeurt. Een ander mooi alternatief is van NotuBiz met hun NotuBox oplossing voor de iPad. Echter ook hier worden de documenten buiten het netwerk van de gemeente geplaatst. Wel in Nederland zelf maar ook weer buiten de invloedssfeer van de gemeente. Ik moet gelijk denken aan DigiNotar, wat een debacle was dat. Willen gemeentes dit nu wel?

Novell is altijd sterk vertegenwoordigd binnen de gemeente markt en heeft een sociaal media platform ontwikkeld voor het effectief maken van (project) groepen. Samenwerken, samen documenten maken en altijd de juiste informatie wanneer de gebruiker dit wil (op het device naar keuze).

Dit is de basis geweest van het idee van Sander Visser (Novell) en mijzelf om dit platform te gebruiken om het digitaal vergaderen binnen de gemeente te faciliteren. DigiMeet voor Raadsleden werd geboren.

Mijn hoofd focus voor het ontwerp was het gebruik van de tablets, in eerste instantie de iPad. Het moest makkelijk zijn en alle complexiteit die je normaal ziet bij applicaties moesten verdwijnen. Maar; het moet ook beveiligd zijn.


Het raadslid gaat naar de URL van de DigiMeet server (welke intern bij de gemeente staat), logt in met zijn gegevens en komt in dit hoofdscherm. Op dit moment ziet hij zijn eigen raadsagenda, de taken die hem zijn toebedeeld, alle griffie stukken (archief), zijn commissies en de specifieke raadsvergaderingen. De wiki is bedoeld voor extra informatie en trainingsmaterialen, discussie forum voor extra discussie stukken welke buiten de raadsvergadering vallen en een enquête om snel informatie te vergaren over willekeurige onderwerpen.


Een groot voordeel van DigiMeet is het openen van alle gangbare bestandsformaten. Als de gebruiker geen Pages, Numbers of iAnnotate geïnstalleerd kan hij/zij toch de bestanden inzien. Dit gebeurt online via een rendering tool. Het Raadslid kan dus ongeacht zijn locatie en device altijd bij zijn bestanden en kan deze inzien om zich voor te bereiden op de raadsvergadering.


Een raadslid is vaak betrokken bij een of meerdere commissies met hun eigen documenten en eigen vergaderingen. Als het raadslid aan de commissie wordt toegevoegd ziet hij deze automatisch in zijn Commissie scherm.



Een zeer actief Raadslid heeft veel vergaderingen en meerdere taken. Door de geconsolideerde agenda krijgt hij/zij een duidelijk overzicht van alle afspraken. Deze taken en afspraken kunnen ook weer op de tablet agenda worden ingelezen zodat deze met een privé/zakelijke agenda gecombineerd kan worden.

Nog meer voordelen:
- Documenten worden niet verspreid via externe media/providers. Het is dus veilig.
- Alle documenten kunnen worden bekeken zonder dat de bijbehorende applicatie aanwezig is op de tablet
- Automatische integratie met de geïnstalleerde applicaties
- Eenvoudig in gebruik
- Platform onafhankelijk; of je nu een iPad hebt of een Samsung of een andere Android tablet; het werkt! (en natuurlijk je Windows, Linux of Mac pc)

Al met al denk ik, met het raadslid in mijn achterhoofd, dat een platform voor digitaal vergaderen vooral makkelijk, veilig en multifunctioneel moet zijn. teveel toeters en bellen zorgen alleen maar voor ruis.

Mocht je nog vragen hebben schroom niet om even een mail te sturen naar: apriestman@novell.com